"Ich habe nicht genug Zeit."
Das ist zwar der erste Gedanke, den jeder kennt und was potentiell das Gefühl von Überforderung und Stress schafft. Doch das ist nur eine oberflächliche Betrachtung und streift nur die Herausforderung, mit der wir uns konfrontiert sehen, wenn es um unsere Zeit geht.
"Ich muss meine Zeit besser managen!"
Aus Erfahrung weiß ich, dass es nicht das eine Zeitmanagementproblem gibt. Es geht vielmehr um den persönlichen Umgang mit Anforderungen. Es spielen Lernerfahrungen, der Charakter, das Selbstbild und bisherige Strategien und Gewohnheiten eine Rolle. Deswegen gibt es nicht die eine Antwort, die alles löst. Ein effektiver Umgang mit der Zeit ist nur eine von vielen notwendigen Strategien, die man für den Erfolg eines Projektes braucht. Lässt man alles andere außer acht, nutzt keine Zeittaktik für sich allein.
"Was ist die beste Strategie für mich?"
Eine passende Zeitmanagementstrategie ist ein notwendiger Baustein auf dem Weg zum Ziel. Ich schlage folgende Herangehensweise vor.
TIPP: Finde heraus, was die konkreten Hürden deiner Zeitplanung sind. Da es oft mehre sind, fange mit der häufigsten oder größten Hürde an. Nehme dir eine Technik heraus und führe sie eine Woche lang täglich aus.
Du wirst schnell merken, ob das passt. Gehe so verschiedene Strategien durch und erstelle dir deinen individuellen Werkzeugkasten. Vergesse nicht, dass du nur effizient und effektiv sein kannst, wenn du auch Erholungszeiten einplanst.
Zeit gespart mit dieser Übersicht:
passende Technik zu deiner individuellen Hürde!
- Pomodoro-Technik: Diese Methode involviert das Arbeiten in festen, kurzen Blöcken (üblicherweise 25 Minuten), gefolgt von einer kurzen Pause. Nach vier solcher Arbeitseinheiten folgt eine längere Pause. Dies fördert konzentriertes Arbeiten und hilft dabei, ein natürliches Ende zu finden. Mein Tipp für einen Online-Timer: Wonderspace App
- Eisenhower-Box: Durch die Kategorisierung von Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit können unwichtige Aufgaben, die oft Überstunden verursachen, identifiziert und eliminiert oder delegiert werden.
- ABC-Analyse: Aufgaben werden in drei Kategorien eingeteilt: A (sehr wichtig), B (wichtig), C (weniger wichtig). Diese Technik hilft dabei, sich auf die wesentlichen Aufgaben zu konzentrieren, die den größten Einfluss haben.
- Getting Things Done (GTD): Diese Methode fördert das Erfassen aller Aufgaben in einem System und das Organisieren dieser in handhabbare Aktionen. Durch die regelmäßige Überprüfung dieser Listen kann man sicherstellen, dass man sich auf die aktuellsten Prioritäten konzentriert. Organisation und Handlungsplanung führen zu Stressfreiheit.
- 5-Minuten-Regel: Um das Aufschieben zu überwinden, kann man sich selbst herausfordern, nur fünf Minuten an einer Aufgabe zu arbeiten. Oft ist der Einstieg der schwierigste Teil, und nach den ersten fünf Minuten findet man sich häufig in einem Arbeitsfluss wieder.
- Kleine, handhabbare Ziele setzen: Aufgaben in kleinere, leichter zu bewältigende Teilaufgaben zu zerlegen, kann überwältigende Gefühle reduzieren, die zum Aufschieben führen.
- Entscheidungsmatrix: Diese Technik hilft dabei, Unsicherheit zu reduzieren, indem verschiedene Optionen bewertet und verglichen werden. Man legt Kriterien fest, die für die Entscheidung wichtig sind, und bewertet jede Option anhand dieser Kriterien.
- Worst-Case-Szenario analysieren: Oft kommt Unsicherheit von der Angst vor dem Scheitern. Indem man das schlimmstmögliche Ergebnis bedenkt und plant, wie man damit umgehen würde, kann man diese Angst mindern und zu einer fundierten Entscheidung kommen.
- 80/20-Regel (Pareto-Prinzip): Diese Regel besagt, dass 80% der Ergebnisse mit 20% des Gesamtaufwands erreicht werden können. Das Erkennen und Akzeptieren dieser Tatsache kann Perfektionisten helfen, effizienter zu arbeiten und den Drang zu übermäßiger Verfeinerung zu begrenzen.
- Setzen von realistischen Deadlines: Perfektionisten neigen dazu, unbegrenzt an Projekten zu feilen. Feste Deadlines zwingen dazu, an einem bestimmten Punkt ein Ergebnis zu liefern, was hilft, den Perfektionismus in Schach zu halten.
Nun, da du die passende Methode für dein Zeitmanagement gefunden hast, kannst du in die Umsetzung deiner Vorhaben starten.
